Votre parcours de création : les étapes clés

La création d’entreprise est l’étape clé qui donne vie à votre projet entrepreneurial : c’est la concrétisation d’un projet mûrement réfléchi et le début d’une nouvelle aventure ! Mais comment se lancer dans l’aventure ? Par où commencer ? Comment passer d’une idée de projet entrepreneurial à une entreprise qui fasse sens pour vous et pour le monde ?

Le parcours d’accompagnement au VentureLab vise à vous permettre de concrétiser votre projet d’entreprise, à la rencontre de trois équilibres et piliers fondamentaux :

1. Une entreprise qui est source de motivation et de bien-être pour vous et vos collaborateurs·trices, puisqu’elle nourrit vos aspirations personnelles en misant sur les talents de chacun·e ;
2. Une entreprise qui tient compte des enjeux sociétaux, pour jouer pleinement son rôle dans la construction d’un monde serein et être levier de changement ;
3. Une entreprise pérenne, dont l’équilibre économique permet d’apporter une solution à la hauteur des enjeux et poursuivre vos actions durablement dans le temps.

Au travers du parcours d’accompagnement au VentureLab, nous voulons vous donner accès à un maximum de ressources pour nourrir cette réflexion stratégique et vous permettre de prendre les meilleures décisions pour vous et votre projet.

Les étapes de création d’entreprise : suivez le guide !

Vient ensuite l’étape, très administrative, de la « création ». Marquée par l’obtention de votre numéro d’entreprise, cette étape implique une série de démarches et obligations qui, loin d’être le cœur du projet entrepreneurial, sont bien nécessaires pour la constitution de l’entreprise.

Qui aller voir ? Dans quel ordre ? Qui peut vous accompagner ? On vous en dit plus ici, pour vous permettre de vous lancer en toute sérénité !

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La constitution d'une entreprise étape par étape : 

1. Vous assurez de disposer des diplômes requis et éventuels accès à la profession

Le guichet d’entreprise peut vérifier avec vous ces formalités, avant d’engager les frais liés à la constitution.

2. Choisir la forme juridique de votre entreprise

Allez-vous entreprendre seul, en personne physique ? Ou créer une personne morale ? Le cas échéant, vous opterez probablement pour l’une de ces trois formes d’entreprises :

• Société à Responsabilité Limitée (SRL) : Forme plus généralement choisie lors de la constitution d’une société, vu sa simplicité et flexibilité. En effet, depuis la réforme du Code des Sociétés et Associations (2019) une SRL peut être créée par un actionnaire unique, ne requiert pas de capital minimum (attention toutefois à la responsabilité des fondateurs qui doivent s’assurer de prévoir les fonds propres nécessaires pour les activités de l’entreprise sur 3 ans) et prévoit de nombreuses possibilités d’aménagements statutaires (émission des titres et droits qui y sont attachés, mode de gouvernance, modalités de distribution des bénéfices…). La SRL est constituée devant notaire, par une ou plusieurs personnes dont la responsabilité est limitée à leur apport.

• Association Sans But Lucratif (ASBL) : Groupement de personnes physiques ou morales(minimum 2 fondateurs) qui poursuivent un but non lucratif. Contrairement à la société dont l’objet doit inclure un but de lucre, les bénéfices engendrés par une ASBL ne peuvent pas être distribués aux membres et peuvent uniquement être affecté dans un but désintéressé

• Société Coopérative (SC): Forme de société qui ne peut être adoptée que par les entreprises qui poursuivent un but conforme à la tradition coopérative, c’est-à-dire qu’elles ont « pour objet principal la satisfaction des besoins et/ou le développement d’activités économiques et/ou sociales pour ses actionnaires (ou de tiers) ». En pratique, les coopératives se développent autour de valeurs fortes (au service d’une mission clairement définie), une convergence d’intérêts (partage de valeurs et objectifs communs) et l’intégration des parties prenantes (une dynamique collective et une gouvernance partagée, qui influe aussi sur le type d’actionnariat).

Quelle que soit la forme juridique choisie, c’est le moment de consolider un plan financier solide ! Votre plan financier, c’est la traduction chiffrée des activités projetées pour l’entreprise sur les 3 à 5 ans à venir. C’est un outil indispensable pour vous assurer que votre modèle « tient la route » avant d’engager des frais et responsabilités dans le cadre de le création de votre entreprise, pour définir votre stratégie et votre budget prévisionnel.

Par ailleurs, la réalisation d’un plan financer est obligatoire pour la constitution d’une SRL, SC ou SA.

🤔 Entreprendre en personne physique ou créer une personne morale ?

La création d’une forme juridique distincte vise à limiter votre responsabilité, car alors les engagements sont pris pour le compte de l’entreprise créée dont le patrimoine est distinct de votre patrimoine privé. Attention toutefois : si vous acceptez ensuite de vous porter « co-débiteur », par exemple d’un crédit bancaire pris pour l’entreprise, alors tout l’intérêt de la responsabilité limitée est perdu puisque vous perdez la protection de votre patrimoine privé ! Marie-Hélène Toussaint, notaire

=> Prendre contact avec un·e comptable

Votre comptable doit pouvoir vous aider à finaliser et valider un plan financier solide (pour vous permettre d’avoir une vue claire sur les perspectives et bien identifier vos zones de risques) et maitrisé (pour suivre vos indicateurs clés).

Conseil :votre comptable doit pouvoir vérifier avec vous votre plan financier, pour s’assurer qu’il est complet et sans erreur (en particulier avant qu’il soit remis au notaire pour la création d’une société)  

=> Prendre rendez-vous chez un·e notaire

Puisque chaque constitution de société doit passer par un acte notarié, votre notaire doit pouvoir vous accompagner au mieux dans cette étape, pour répondre à vos questions et vous aider en particulier à rédiger les statuts de votre entreprise.

💡 Les statuts sont en quelque sorte la carte d’identité de l’entreprise : ils en déterminent les règles de fonctionnement, les relations des membres, associés ou actionnaires entre eux ainsi que leurs rapports à l'égard de l’entreprise d'une part, des tiers d'autre part. Voici quelques conseils pour bien les rédiger, par Marie-Hélène Toussaint, notaire et experte du réseau du VentureLab.

• Préparez correctement votre rendez-vous chez le notaire : commencez par rassembler toutes vos questions et mettre par écrit les éléments clés de votre projet, listez tous les mots clés et éléments essentiels à faire apparaitre dans les statuts (sous forme de bullet points et formulations précises, simples et compréhensible)… Ces éléments permettront au notaire de vous soumettre un projet de statut le plus adapté possible !
• Pour la rédaction de l’objet social, ne vous contentez pas de communiquer les codes NACE de l’entreprise : soyez suffisamment larges(pour vous réserver la possibilité de faire une série de choses) mais pas trop(pour offrir un cadre clair et précis pour votre entreprise malgré tout)
• N’hésitez pas à poser vos questions et considérez votre notaire comme un partenaire pour cette étape clé qu’est la création de votre entreprise : assurez-vous donc de choisir quelqu’un qui vous convient !
• N'hésitez pas à consulter les différentes info-fiches sur notaire.be

3. Ouvrir un compte bancaire professionnel

Pour une société il est indispensable d’ouvrir un compte bancaire au nom de la société et de délivrer les fonds propres nécessaires que le(s)fondateur(s)·trice(s) se sont engagé·e(s) à allouer à la société à la constitution.

Pour les indépendants (personne physique) il est important d’ouvrir un compte bancaire dédié à l’activité professionnelle pour deux raisons :

• Pour garantir une bonne gestion : la séparation des comptes permettra de suivre les dépenses liées à l’activité et ne pas mêler les opérations du quotidien aux comptes de la société
• Pour des raisons de sécurité : séparer le compte de la société et le compte propre permettra d’empêcher les créanciers de se servir sur le compte commun en cas de faillite

4. Si vous créez une société, signer l’acte de constitution chez le notaire

Avant la signature de l’acte de constitution chez le notaire, assurez-vous de disposer des documents suivants :

1. Un plan financier complet ;
2. Une copie de la carte d’identité des futurs actionnaires ;
3. L’attestation bancaire qui atteste de l’apport des fonds propres pour la constitution.

💡Remarque : le plan financier remis pour la constitution de l’entreprise doit reprendre une série de mentions légales obligatoires. Le CSA (article 5.4) n’impose pas d’exigence de forme, mais bien de contenu. Il impose 7 rubriques obligatoires :

• une description précise de l’activité projetée;
• un aperçu de toutes les sources de financement à la constitution, en ce compris, le cas échéant, la mention des garanties fournies à cet égard;
• un bilan d’ouverture établi conformément au schéma visé à l’article 3:3, ainsi que des bilans projetés après douze et vingt-quatre mois;
• un compte de résultats projeté après douze et vingt-quatre mois, établi conformément au schéma visé à l’article 3:3;
• un budget des revenus et dépenses projetés pour une période d’au moins deux ans à compter de la constitution;
• une description des hypothèses retenues lors de l’estimation du chiffre d’affaires et de la rentabilité prévus;
• Le cas échéant, le nom de l’expert externe qui a apporté son assistance lors de l’établissement du plan financier.

Attention, si le notaire vérifie que le plan financier qui lui est remis reprend bien les mentions exigées par le droit des sociétés belge , c’est sur vous que repose la responsabilité du contenu de votre plan financier ! Il est donc essentiel de vous assurer qu’il est bien solide et sans erreurs et le faire revoir, dans la mesure du possible, par un·e expert·e (dans ce cas, vous pouvez éventuellement indiquer le nom de l’expert ou du comptable qui a réalisé avec vous ce plan financier). Le jour suivant la signature de l’acte de constitution de votre société par le notaire, vous recevrez un n° d’entreprise qui est un code unique à 10chiffres. C’est ce même code qui sera utilisé, le cas échéant, pour le numéro de TVA de l’entreprise.

5. Activer l’entreprise à la Banque Carrefour des Entreprises

L’entreprise créée doit être enregistrée à la Banque Carrefour des Entreprises (BCE), une base de données numérique du SPF Économie qui rassemble toutes les données de base des entreprises belges et de leurs unités d’établissement. Attention, vérifiez bien à la BCE qu’il n’existe pas de nom d’entreprise identique, car alors l’enregistrement ne sera pas possible. Bonne pratique en matière de« propriété intellectuelle » : idéalement, assurez-vous qu’il n’existe pas de nom similaire pour une activité semblable !

Vous êtes tenus également d’enregistrer à la BCE les activités économiques de votre entreprise, via les codes NACEBEL(« nomenclature statistique des activités économiques dans la communauté Européenne »)correspondants. Le guichet d’entreprise peut vous aider à trouver les bons codes NACE. Si ces codes doivent bien renseigner les différentes activités de l’entreprise, l’idéal est toutefois de les limiter pour que vos activités soient claires, tant pour vous que pour les instances qui utilisent la BCE.

Le guichet d’entreprise a pour mission, déléguée par l’état, d’effectuer l’inscription de l’entreprise auprès de la BCE, tant pour les personnes morales que les personnes physiques(ces dernières recevront alors leur n° d’entreprise, puisqu’elles ne passent pas devant notaire). Le guichet d’entreprise vérifie les autorisations relatives à la gestion de base et aux compétences professionnelles et se charge, le cas échéant, des demandes d’autorisations nécessaires à l’exercices des activités.

Vous pouvez consulter a liste des guichets d’entreprise agréés sur le site du SPF Economie 

6. Inscrire les administrateurs au registre UBO

La loi belge du 18 septembre 2017, visant à renforcer la lutte contre le blanchiment de capitaux, impose à toute entreprise (société ou ASBL) d’identifier leurs bénéficiaires effectifs auprès de l’administration fiscale dans un registre dénommé « registreUBO » (ou « Ultimate Beneficial Owner »). Attention, cet enregistrement doit être effectué dans le mois qui suit la date de constitution de la société (les éventuels changements doivent être inscrits dans le registre dans le mois du changement).

7. Si vous êtes assujetti à la TVA : vous identifier auprès de l’Administration générale de la Fiscalité

Pour les sociétés et les indépendants personnes physiques qui exercent des activités entrant dans le champ d’application de la TVA une demande d’identification à la TVA est nécessaire. Pensez à vous renseigner auprès de votre comptable pour identifier le régime TVA applicable pour vos activités.

8. Si vous travaillez avec des pays hors UE : vous identifier à la douane

9. Vous affilier à une mutuelle et une caisse d’assurances sociales

En tant qu’indépendant (personne physique ou dirigeant d’une société), vous devrez payer des cotisations sociales chaque trimestre (c’est ce qui conditionne l’octroi de vos droits sociaux). Toute entreprise, en personne physique ou en personne morale(société), doit être affiliée à une Caisse d’assurances sociales. Celle-ci se chargera de reverser les cotisations à l’INASTI, qui est la caisse d’assurances sociales pour travailleurs indépendants. En tant que travailleur indépendant, vous devez vous affilier avant le début de l’activité, tandis que les sociétés ont 3 mois à compter du début de leur activité pour s’affilier. Veillez aussi à souscrire aux différentes assurances, obligatoires ou vivement recommandées : une assurance responsabilité civile(obligatoire) ; une assurance accident du travail (si employeur) ; une assurance incendie, automobile… (le cas échéant)

10. Si vous engagez du personnel : vous identifier comme employeur auprès de l’ONSS et établir une déclaration immédiate à l’emploi (DIMONA)

Une entreprise qui engage des travailleurs salariés pour la première fois doit demander son enregistrement auprès de l’ Office National de Sécurité Sociale (ONSS), qui est l’intermédiaire pour le paiement des cotisations sociales des salariés. La législation sociale belge étant particulièrement complexe, n’hésitez pas à recourir à un prestataire de services comme le secrétariat social pour vous aider.

💡 Remarque : la caisses d’assurances sociales pour les indépendants est donc l’INASTI, et la caisse d’assurances sociales pour les salariés est l’ONSS.

Un bon pilotage est essentiel pour garder le cap !

Découvrez notre mini-série de 4 vidéos

Afin de vous outiller pour cette aventure, nous avons compilé de nombreuses ressources, témoignages et conseils dans 4 videos, pour :

o   Vous fixer un cap et des indicateurs pour s’assurer d’avancer vers les objectifs fixés ; à découvrir dans "Préparer l'envol de mon entreprise, les outils pour bien piloter"

o   Inscrire l’entreprise dans le cadre juridique et administratif adapté ; à découvrir dans "Les obligations légales et administrives - nouvelle structure, nouvelles responsabilités".

o   Organiser collectivement le pilotage de l’entreprise, en tenant compte de toutes les parties prenantes à l’aventure ; à découvrir dans "La gouvernance : un bon gouvernail pour garder le cap !"

o   Embarquer les collaborateurs qui permettront de mener à bien l’expédition ;  à découvrir dans "Recrutement et gestion d'équipe : l'entreprise, une grande aventure humaine".

Pour aller plus loin…

Attention, la création de l’entreprise donne naissance à un nouvel être juridique qui entraine des droits, des obligations et une certaine responsabilité (notamment en votre qualité de fondateurs et administrateurs).

C’est une étape qui ne peut pas être prise à la légère : l’étape « création » n’est que l’ensemble des démarches plus « administratives et formelles » d’un projet qui se doit d’être mûrement réfléchi. Loin de marquer la ligne d’arrivée, c’est là au contraire que l’aventure commence !

Avant de vous lancer dans l’aventure, voici quelques infos qu’il est utile de connaitre…

1. La création et la vie d’une entreprise entrainent des coûts non négligeables !

=> Des frais liés à la création de l’entreprise :

• Frais de publication des statuts de la société au Moniteur Belge : 190,10 eurosHTVA (formulaire électronique) à 235,30 euros HTVA (formulaire papier)
• Inscription à la Banque Carrefour des entreprises : 85,91 euros HTVA
• En société, enregistrement de l’acte de création par le notaire : 1.300 à1.500 euros HTVA (+frais de rédaction des statuts le cas échéant)
• Si nécessaire, honoraires d’un comptable ou conseiller pour la mise en place du plan financier : 500 à 1.500 euros HTVA
• Le cas échéant, inscription à la TVA : environ 70 euros HTVA
• En cas d’apport à la société en nature (matériel, brevet, clientèle, …), frais du réviseur d’entreprises

=> Divers frais de fonctionnements (en plus des frais liés à la poursuite des activités !) :

• Comptabilité :1.500 à 4.000 euros par an
• Déclaration à l’impôt des sociétés (en plus de votre déclaration personnelle à l’impôt des personnes physiques)
• Publication de vos comptes annuels à la Banque Nationale de Belgique (entre 54,50 euros et362,10 euros en fonction de votre situation)
• Cotisation sociale à charge des sociétés (347,50 euros, avec dans certains cas une possibilité d’exonération pour les trois premières années d’existence)

=> Enfin, en cas de dissolution, il faut compter jusqu’à 5000 euros HTVA pour une société.

2. Mettre un terme à son activité : comment ça se passe ?

La création de votre entreprise est une aventure à laquelle vous pourriez, pour diverses raisons, décider de mettre fin un jour ou l’autre. Quelles sont alors les portes de sortie ?

1. Mise en veille de la société
2. Dissolution et liquidation de la société

En cas de dissolution volontaire, la décision de mettre fin à la société est votée par l’assemblée générale. Il faut dès lors :

• Fournir à l’assemblée générale toutes les informations nécessaires pour prendre la décision de manière suffisamment informée ;
• Désigner un liquidateur ;
• Réaliser l’actif, c’est-à-dire vendre tout ce que la société possède (actif) pour régler tous ses engagements (passif).

Attention, la procédure est lourde et implique forcément un coût non négligeable.

Uneprocédure simplifiée permet d’accélérer la liquidation via un seul acte chez le notaire (coût moyen = 4.000€), sans nommer de liquidateur, pour autant qu’elle soit votée par l’assemblée générale à l’unanimité et que la société n’ait aucune dettes.

La dissolution peut aussi être prononcée par le tribunal (dissolution judiciaire), à la demande de toute personne intéressée ou du procureur du roi (par exemple, en cas d’omission ponctuelle de soumettre les comptes annuels).

3. Faillite

Une entreprise (personne physique ou morale) est en état de faillite lorsqu’elle est en cessation persistante de paiement et en ébranlement de crédit(c’est-à-dire que l'entrepreneur·e a perdu la confiance des créanciers).La procédure de faillite peut être initiée par l’assemblée générale ou le·la gérant·e de l’entreprise, ses créanciers, ou encore le Ministère public. La déclaration de faillite est ensuite prononcée par un jugement du tribunal qui désigne un curateur, chargé d’organiser la faillite (liquidation et distribution des biens pour rembourser les créanciers de l’entreprise).

4. Alternative : cession de l’entreprise

Quoiqu’il arrive, en tant qu’indépendant, la cessation de votre activité et votre changement de statut impliquent différentes formalités, parfois coûteuses :

• Radier votre numéro d’entreprise à la BCE et votre numéro de TVA auprès de l’administration TVA
• Avertir au plus vite vos différents interlocuteurs : votre caisse d’assurances sociales et votre mutuelle(dans les 15 jours suivant la cessation), votre secrétariat social si vous employez du personnel

3. Quelques ressources complémentaires

* Le site notaire.be (section Entreprendre), regorge de ressources et conseils juridiques pour toute la vie de l’entreprise  : https://www.notaire.be/entreprendre

A découvrir aussi en videos sur leur chaine YouTube NotaireTV : Astuces de notaires |Entreprendre - Episode 4 (dissoudre une société) : https://www.youtube.com/watch?v=-Kmzv2G3I8s&t=22s‍

* Les experts du VentureLab, notaires et comptables notamment, peuvent vous accompagner dans vos réflexions en amont de la création de votre entreprise‍

* Modèles de documents légaux – Quelques pistes : ‍

• En ASBL :

§  https://www.boutiquedegestion.be/les-documents-en-droit-des-asbl-a-telecharger/

§  https://www.ideji.be/asbl2021/modeles-types/

§  https://asbl-info.org

§  https://www.assoc.be/ avec un modèle de statuts d’ASBL: http://www.droitbelge.be/contrats/preview/StatutsASBL.pdf

• En coopérative :

§  Modèle de statuts communiqué par W.Alter (partenaire financier pour les projets d’économie sociale et coopérative en Wallonie: https://www.w-alter.be/)